Auch wenn sich die Immobilienwirtschaft bereits heute in einer Umbruchphase befindet, wird der Wandel künftig noch mehr das einzig Konstante auch in der Verwaltungsarbeit sein. Änderungen werden dabei vor allem durch das technisch Machbare getrieben. Gerade die Innovations- und Automatisierungsmöglichkeiten der Digitalisierung bergen immenses Effizienzpotenzial für Ihre Verwaltung. Wer diese Potenziale nicht nutzt, wird bestenfalls immer unwirtschaftlicher arbeiten. Es steht jedoch zu befürchten, dass diese Unternehmen immer weniger in der Lage sein werden, geänderte Kundenerwartungen zu erfüllen oder mit den marktgerechteren Leistungen der Wettbewerber zu konkurrieren. Nicht zuletzt werden sie es auch immer schwerer haben, neues Personal zu finden.
Den Änderungsprozess planen
Jegliche Änderung – die Einführung einer neuen Software, die Umstellung auf eine elektronische Vorgangsverwaltung oder andere Digitalisierungsmaßnahmen – kann bei der Umsetzung zunächst Probleme verursachen:
- Temporäre Ineffizienzen
- Zusatzarbeiten
- Zusätzliche Arbeitszeiten
- Die Durchführung ungeplanter Arbeiten
- Verluste (Daten, Zeit, Investitionen)
- Schnittstellenprobleme und/oder
- Unzufriedenheit bei Kunden und Lieferanten.
Die erhofften Verbesserungen werden sich in den meisten Fällen nicht unmittelbar einstellen. Selbst das optimal geplante Änderungsprojekt wird einer Änderungskurve folgen, die erst nach einer gewissen Zeit den gewünschten Zielzustand erreicht. Keines dieser Projekte wird beim »Go-live« gleich die gewünschte Wirksamkeit zeigen. Um diese Zeit möglichst abzukürzen und möglichst kein Personal zu verlieren, sollten also einige Vorkehrungen getroffen werden. Eine sorgfältige Planung und die Identifizierung potenzieller Risiken sind essenziell, um möglichst viele, vielleicht sogar alle Pannen zu vermeiden. Denn jegliches Problem wird all diejenigen bestärken und bestätigen, die ja schon von Anfang an gesagt haben, dass das nicht funktionieren kann. Gleichzeitig wird die Position der Befürworter geschwächt und Sie selbst geraten möglicherweise in Erklärungsnot. Optimal ist es, wenn Sie einen Digitalisierungsfahrplan entwickeln und verfolgen, der in Stufen, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind, aufgebaut ist, z. B.:
- Verwaltungsakten digitalisieren
- Verträge scannen und komprimierte Informationen bereitstellen (Objekt- und Vertragssteckbriefe)
- Mobile Anwendungen / Apps zur Durchführung von Vor-Ort-Arbeiten (Objektkontrollen, Mieterwechsel) einführen
- Portal/Kunden-App einführen
- Rechnungseingang digitalisieren, elektronischen Rechnungsworkflow einrichten
- Digitale Belegprüfung umsetzen
- Vollständige elektronische Vorgangsverwaltung einführen (papierloses Büro)
Ansätze zur Digitalisierung
Zunächst sollten Sie sich also darüber klarwerden, wo Sie mit welchen Digitalisierungsmaßnahmen ansetzen wollen. Die in der Praxis oft erlebte Situation – „He, Leute, ich habe da auf der letzten Tagung was Tolles gesehen, das müssen wir unbedingt auch machen!“ – ist zwar sehr spontan, aber wenig systematisch. Digitalisierungsmaßnahmen und Änderungsprozesse beziehen sich nicht nur auf Verwaltungsprozesse, wie im Beispiel gezeigt, sondern können und sollten sich auch auf andere Bereiche beziehen. Sei es, dass Sie neue Dienstleistungen entwickeln und umsetzen, sei es, dass Sie interne Prozesse optimieren wollen. Nicht nur die zunehmenden Möglichkeiten, die sich durch die Digitalisierung oder andere technische Entwicklungen ergeben, sondern auch die aktuellen Änderungen im Wohnungseigentumsgesetz oder einfach nur eine gute Idee geben Anlass zu entsprechenden Änderungen und Entwicklungen. Deshalb sollten die folgenden Bereiche betrachtet und lohnende Tätigkeitsfelder zugeordnet werden.
