Ein zentrales Thema aller Digitalisierungsbemühungen ist die Ablageorganisation. Gedruckte und elektronische Schriftstücke sowie Informationen müssen bearbeitet, zugeordnet und so verfügbar gemacht werden, dass sie für alle Betroffenen möglichst schnell und leicht auffindbar sind. Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen und die der Eigentümer und Mieter bezüglich der Nachweisführung ordnungs- und vertragsgemäßer Verwaltungsleistungen. Bei unseren Seminaren und Vorträgen stellen wir regelmäßig folgende Frage an das Auditorium: »Wie viel Arbeitszeit, glauben Sie, wird im Durchschnitt in einer Immobilienverwaltung benötigt, um nach Vorgängen, Dokumenten oder Unterlagen zu suchen?« Selbst im Zeitalter der Digitalisierung liegen die niedrigsten Schätzwerte bei etwa 10 %, der durchschnittliche Schätzwert beträgt 20–30 %. Aus diesen Antworten können wir entnehmen, wie viel Optimierungspotenzial in diesem Bereich steckt, das durch Digitalisierungsmaßnahmen realisiert werden kann. Digitalisierung allein ist jedoch nicht ausreichend, es bedarf des planmäßigen Vorgehens. Bei unorganisiertem Vorgehen würden Digitalisierungsmaßnahmen nur dazu führen, dass das Chaos der Akten in das Chaos der Dateien und Verzeichnisse übertragen wird. Wie Sie Ihre digitale Verwalterakte strukturieren, wird wesentlich von den verfügbaren Möglichkeiten bestimmt. Grundsätzlich bestehen die folgenden Möglichkeiten, diese Akten aufzubauen:
- Nutzung der klassischen Verzeichnisstruktur, wie sie jedem Unternehmen zur Verfügung steht
- Nutzung weitergehender Bordmittel wie zum Beispiel MS Teams, OneNote, SharePoint, OneDrive oder anderer Systeme, mit deren Hilfe Sie Ihre Dokumente in der Cloud ablegen können
- Nutzung der Dateiablage Ihres Abrechnungssystems oder Ihrer elektronischen Vorgangsverwaltung
- Nutzung eines professionellen Dokumentenmanagementsystems
Unabhängig davon, welche der dargestellten Möglichkeiten Sie nutzen wollen, sind einige Grundprinzipien zu beachten, die bereits bei der analogen Ablageorganisation gegolten haben und genauso für die digitale Ablageorganisation beachtet werden sollten. gelegt werden.
Dokumente und Aufzeichnungen
Ein wesentliches Grundprinzip zur Ablagestruktur ist die Trennung von Dokumenten und Aufzeichnungen, wenn diese in digitaler Form vorliegen. Als Dokumente bezeichnen wir all jene Unterlagen, die Vorgabe und Basis für unsere tägliche Arbeit sind. Dazu gehören vor allem alle vertraglichen Vereinbarungen, die Teilungserklärung und sonstige dauerhaft geltende und zu beachtende vertragliche Regelungen, die Sie mit Ihren Kunden oder im Auftrag Ihrer Kunden abgeschlossen haben. Diese Dokumente beinhalten Vorgaben und Regelungen, die bei der täglichen Verwaltungsarbeit zu beachten sind. Diese Informationen müssen also für Ihr Personal schnell und einfach bereitgestellt werden. Im Gegensatz zu den Dokumenten, die also Regelungen und Vorgaben für unsere Tätigkeiten beinhalten, weisen wir mittels Aufzeichnungen nach, dass wir unsere Arbeiten entsprechend diesen Vorgaben durchgeführt haben. Diese Aufzeichnungen gehören damit regelmäßig zu Vorgängen und werden als Ergebnis von Tätigkeiten im Rahmen der Prozessbearbeitung erstellt. Diese vorgangsbezogenen Aufzeichnungen sollten getrennt von Dokumenten aufbewahrt werden. Aufzeichnungen haben also in Verzeichnissen, in denen Dokumente gespeichert sind, nichts verloren. Sofern Sie eine leistungsfähige elektronische Vorgangsverwaltung benutzen, ergibt sich dies automatisch. Alle E-Mails und zugehörigen Unterlagen zum jeweiligen Vorgang werden automatisch mit dem Vorgang verknüpft, der quasi wie eine Klammer um alle relevanten Informationen gelegt wird. Nach Abschluss des Vorgangs sind alle diese Informationen gleichfalls nachhaltig abgelegt und können regelmäßig aus verschiedenen Blickwinkeln gesucht und gefunden werden. Insofern wird auch kleineren Verwaltungen dringend empfohlen, die tägliche Verwaltungsarbeit mithilfe dieser Systeme zu erledigen. In der Folge werden die Suchzeiten in Ihrer Verwaltung erheblich verkürzt und die Effizienz der Verwaltungsarbeit deutlich erhöht. Bislang erlebte Praxis war, dass Informationen und Vorgänge nicht oder erst nach längerer Suchzeit gefunden werden konnten. Meist wurden die Informationen falsch oder zumindest unzweckmäßig abgelegt. Eine konsequent eingeführte und angewendete Vorgangsverwaltung wird also die Probleme lösen können, die eine analoge Vorgangsverwaltung in Hängeregistern, Vorgangsmappen und Wiedervorlagen mit sich brachte. Aber auch hier ist ein Stück Arbeitsdisziplin erforderlich. Dazu gehört, dass
- Abgeschlossene Vorgänge auch wirklich im System abgeschlossen und so archiviert werden und
- der digitale Posteingang konsequent bearbeitet und die Informationen den zutreffenden Vorgängen zugeordnet oder neue Vorgänge angelegt werden