In den zurückliegenden Jahren haben wir unterschiedliche, mitunter wertende Aussagen zur Eigentümerversammlung (ETV) gehört. Während sie von einigen als „Sozialschlacht“ bezeichnet wurde, die „die Abgründe der menschlichen Psyche offenbart“, wurde sie von eher vertriebsorientierten Verwaltern als »bezahlte Akquise Veranstaltung« bewertet. Wie auch immer man dazu stehen mag: Die alljährliche Eigentümerversammlung ist in jedem Fall ein zentrales Ereignis in der Verwaltungsarbeit. Dies wird nicht nur durch eine Vielzahl von Veröffentlichungen, Seminaren und Veranstaltungen zu diesem Thema, sondern vor allem durch die folgenden Aspekte unterstrichen:
- Bei der Eigentümerversammlung haben Sie die Möglichkeit, die Leistungsfähigkeit und Qualität Ihrer Verwaltungsarbeit darzustellen.
- Die Versammlung gibt Ihnen die Möglichkeit, die Erfolge Ihrer Arbeit zu präsentieren.
- Im Gespräch können Sie einen intensiven persönlichen Kontakt herstellen oder halten.
Letztlich ist die Eigentümerversammlung ein wesentlicher Faktor, um die kommende Wiederbestellung erfolgreich zu bestehen und dabei eine angemessene Vergütung zu realisieren. Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie ist die Digitalisierung nun auch in den Bereich der Eigentümerversammlungen vorgedrungen und das neue Wohnungseigentumsgesetz hat die Türen in die aus unserer Sicht richtige Richtung aufgestoßen. Auch wenn reine Online-Versammlungen noch nicht per Mehrheitsbeschluss als Ersatz für Präsenzversammlungen beschlossen werden dürfen, so können doch zumindest einzelne Eigentümer virtuell an den Versammlungen teilnehmen. Vorläufig dürfen wir jedoch annehmen, dass die Durchführung virtueller Versammlungen zumindest umstritten sein wird. Dennoch sind bereits erste Produkte auf dem Markt erschienen, die der aktuellen Rechtslage zum Trotz die rechtssichere Durchführung von vollständig virtuellen Eigentümerversammlungen und „hybriden“ Versammlungen. Aber gehen wir der Reihe nach vor, um darzustellen, wie Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Wohnungseigentümerversammlung mittels digitaler Unterstützung optimiert werden können. Wir wollen in diesem Beitrag nicht die rechtlichen Aspekte ins Zentrum unserer Betrachtungen stellen. Auch der Umgang mit schwierigen Gemeinschaften soll nicht diskutiert werden. Unser Fokus soll auf die organisatorischen Aspekte und die damit verbundenen Anforderungen an die Prozessabläufe und die Unterstützung durch Digitalisierungsmaßnahmen gelegt werden.
Arbeitsplan erstellen
Wie für viele andere Dinge gilt auch für die Eigentümerversammlung, dass sie kaum besser sein kann als die Vorbereitung. Diese beginnt schon bei der Planung der Tätigkeiten. Eine objektübergreifende Übersicht, in der die Abarbeitungsreihenfolge geplant, verfolgt und koordiniert wird, sollte in keiner Verwaltung fehlen. Aus Prozesssicht stellt sich zunächst die Frage, mit welchem Arbeitsschritt der Prozess „Eigentümerversammlung“ beginnt. Grundsätzlich sind wir der Meinung, dass die vorbreitenden Arbeiten (Abrechnungen, Wirtschaftsplan) und die abschließende Eigentümerversammlung einen durchgehenden Prozess darstellen. In der Praxis hat es sich jedoch bewährt, diesen Prozess aufzuteilen (Wirtschaftsplan erstellen und Eigentümerversammlung durchführen). Da die Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat zwar einerseits eher der Wirtschaftsplanerstellung zuzuordnen, andererseits jedoch von besonderer Bedeutung für die Vorbereitung ist, soll sie hier miteinbezogen werden.
Die digitale Belegprüfung
Die Belegprüfung durch die Verwaltungsbeiräte wird nicht zu Unrecht häufig als zeitraubend bewertet. Gerade hier können Digitalisierungsmaßnahmen eine erhebliche Erleichterung bringen. Die digitale Bereitstellung der zur Belegprüfung erforderlichen Dokumente und Aufzeichnungen, die bei einigen Immobilienverwaltungen bereits seit Jahren praktiziert wird, sollte konsequent weiterverfolgt werden. Die eingesetzten Softwaresysteme sollten also entsprechende Funktionalitäten umfassen. Es steht zu erwarten, dass dieses Verfahren in den kommenden Jahren zur unabdingbaren Voraussetzung wird. Die oben erwähnten Unterlagen können den Beiräten (oder auch allen Eigentümern) im Portal zur Prüfung bereitgestellt werden. Alternativen (regelmäßig DMS), bei denen die Programme die Kontenblätter mit den zugehörigen Nachweisen als PDF ausgeben und sie so den Beiräten zur Prüfung bereitstellen, sind bereits seit einiger Zeit auf dem Markt verfügbar. Die Prüfer können per Klick auf eine Zeile im Kontenblatt auf den zugehörigen Beleg zugreifen, wenn sie diesen prüfen wollen. Die digitale Belegprüfung wird nicht nur in erheblichem Umfang Arbeitszeiten einsparen. Sie wird auch bei der Masse Ihrer Beiräte früher oder später auf Zustimmung stoßen, sind sie doch jetzt in der Lage, zu jeder Zeit und an jedem Ort die Belegprüfung durchzuführen. Auch die lästige Fahrt in die Verwaltung verbunden mit nerviger Parkplatzsuche entfällt.
