Beschlüsse und Beschlussvorlagen / TOP-Sammlung
Nicht jeder Beschluss muss vollständig neu und individuell formuliert werden. Im Gegenteil: Es ist wichtig sicherzustellen, dass Beschlüsse möglichst rechtssicher werden. Was liegt da näher, als entsprechende Standardbeschlüsse im Unternehmen zu verwalten und zur Verfügung zu stellen.
Die Verwaltung mittels Word– oder Excel-Vorlagen ist natürlich möglich, aber wenig empfehlenswert. Entweder kann Ihnen hier Ihre eingesetzte Verwaltungssoftware weiterhelfen, indem sie es Ihnen erlaubt, Beschlussvorlagen digital zu verwalten, oder Sie sehen sich nach einer anderen digitalen Lösung um.
Hier stehen unterschiedlichste systemübergreifende Textbausteinprogramme (Beispiele: PhraseExpress, texManager, jbsoftware usw.) auch als Cloud-Anwendung zur Verfügung, die Ihnen helfen, Ihre eigene Beschlusssammlung komfortabel zu verwalten und bereitzustellen.
Eine Integration durch Schaffung von Schnittstellen ist hier nicht erforderlich, da die Textbausteine per Klick in alle windowsfähigen Programme übernommen werden können.
Besprechung des Verwaltungsbeirats per Videocall organisieren
Aus unserer Sicht ist es empfehlenswert, die Belegprüfung und die Vorbereitung der Eigentümerversammlung zu trennen. Nachdem die Belegprüfung abgeschlossen wurde, können die Fragen mit den jeweiligen Objektbetreuern – ggf. auch unter Einschaltung der Buchhaltung – geklärt werden. Auch diese Tätigkeiten können unter Nutzung digitaler Hilfen optimiert werden. Die Besprechung mit dem Verwaltungsbeirat kann per Videocall mit den verfügbaren Bordmitteln durchgeführt werden. Ihre Beiräte brauchen dazu keine eigenen Programme zu kaufen – Sie können mit den von Ihnen verwendeten Systemen andere Personen kostenlos einladen und teilnehmen lassen.
Auch wir haben in den zurückliegenden Monaten reichhaltige Erfahrungen mit der Durchführung auch längerer virtueller Besprechungen sammeln dürfen. Je mehr Teilnehmer beteiligt werden müssen, desto komplizierter wird es. Wenn also viele Teilnehmer beteiligt und/oder wenn komplexe Inhalte abgestimmt werden müssen, sind persönliche Treffen sicher die bessere Wahl. Aber eine Besprechung mit maximal drei bis fünf Personen kann problemlos auch per Videokonferenz erledigt werden. Es ist in jedem Fall hilfreich, wenn der Moderator, der wohl regelmäßig der zuständige Objektbetreuer ist, über einen zweiten Bildschirm verfügt, um Referenzunterlagen, die bei der Videokonferenz gezeigt werden sollen, zu präsentieren. Außerdem ist so der Zugriff auf Ihre Verwaltungsprogramme möglich, um hier bedarfsweise Nachweise für Ihre Tätigkeit im System zu präsentieren.
Zudem ist es möglich, parallel auf diesem Bildschirm ein Protokoll zu führen, bedarfsweise kann sogar die vollständige Besprechung aufgezeichnet und anschließend ausgewertet werden, sofern die Beteiligten dem zustimmen.