Zukunftsfähigkeit und Grundfragen
Bei der Prüfung Ihrer aktuellen Lösung sollte neben Funktionsbewertungen auch die Beurteilung der Zukunftsfähigkeit des Systems und des Herstellers durchgeführt werden. Dabei sollten unter anderem folgende Fragen im Vordergrund stehen:
- Wie stellte sich die Innovationsfreude des Herstellers in den letzten Jahren dar?
- Wie schnell/ gut wurde auf notwendige gesetzliche Änderungen reagiert?
- Ist die eingesetzte Technik (Datenbank/ Softwarearchitektur) zeitgemäß?
- Ist die eingesetzte Technik auch künftig in der Lage, die anfallenden Datenmengen zu verarbeiten?
- Werden Schnittstellen zu ergänzenden Systemen angeboten?
Auch wenn der Wechsel des Abrechnungssystems immer eine hohe Herausforderung darstellt – stellen Sie Ihres dennoch auf den Prüfstand. Erstes Kriterium sollte dabei die von uns häufig angewandte 80-20 Regel sein, 80% der Arbeitszeit für die Objektverwaltung und 20% für die Buchhaltung. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass bereits hier Handlungsbedarf besteht, dann sollten Sie sich entscheiden, welche Aufgabenstellung zunächst gelöst werden soll. Auch wenn der »Effizienzhebel« grundsätzlich bei der Bearbeitung der technisch- infrastrukturellen Aufgaben mithilfe digitaler Vorgangsverwaltungen höher ist, kann das im Einzelfall anders aussehen. Wenn Ihr Abrechnungssystem plötzlich zum Risikofaktor wird, weil Updates zu fehlerhaften Abrechnungen führen oder gesetzliche Änderungen nicht zeitnah im System berücksichtigt werden, dann entsteht hier der dringendere Handlungsbedarf. In jedem Fall raten wir eher davon ab, beide Systeme gleichzeitig zu wechseln.
Erfahrungen anderer Verwalter, die in dieser Situation waren, haben ergeben, dass es regelmäßig eine Überforderung der Organisation darstellt, wenn gleichzeitig das Abrechnungssystem gewechselt und eine elektronische Vorgangsverwaltung eingeführt werden soll. Hohes Potenzial kann regelmäßig durch eine digitale Vorgangsverwaltung entfaltet werden. Die Einführung kann hier zudem grundsätzlich jederzeit gestartet werden, da hier keine Wirtschaftsjahre bzw. Abrechnungsperioden berücksichtigt werden müssen.
Das Ergebnis der Untersuchung sollte die Fragen beantworten, wie beispielsweise ob
- die aktuelle Software allein weiterbetrieben werden soll,
- die aktuelle Software durch Module ergänzt werden kann (Portal, Vorgangsbearbeitung o. Ä.) oder
- eine vollständig neue Lösung gesucht werden sollte, sei es als »Universallösung« oder als Modullösung unterschiedlicher »Spezialsysteme«.
Zusätzlich muss die grundlegende Frage beantwortet werden, ob Sie künftig mit einer lokalen Lösung arbeiten (wollen oder müssen?) oder konsequent in die Cloud gehen und eine vollständige Web-Applikation bevorzugen. Tendenziell sind klassische Abrechnungssysteme noch an Server gebunden, die in Ihrer Verwaltung oder in Rechenzentren betrieben werden müssen. Die Cloud-Anwendungen (Web-Applikationen) sind im Bereich der Abrechnungssysteme momentan noch relativ überschaubar, dennoch gibt es einige etablierte Anbieter und vielversprechende neue Marktteilnehmer.