Gerade der aktuelle Aufbruch in eine zunehmend digitale Welt macht deutlich, dass viele der gängigen Verwaltungsprogramme den aktuellen Anforderungen und Möglichkeiten – wie elektronische Vorgangsverwaltung, Web-Portale, Kundenkommunikation und Mobile- Anwendungen – weit hinterherhinken. Seit einigen Jahren treten zunehmend neue Anbieter mit neuen und innovativen Lösungen auf. Viele der hier angebotenen Lösungen versuchen erst gar nicht, das gesamte Spektrum der Anforderungen abzudecken. Man kann sich des Eindrucks nicht erwehren, dass es immer mehr Anwendungen gibt, die immer weniger, aber das Wenige dafür immer besser können. Das Spektrum der verfügbaren Programme reicht von Alleskönnern bis zu Spezialisten. Angesichts dieser Situation wird die Auswahl des optimalen Systems noch schwieriger. Letztlich ist die Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Software ein wesentlicher Faktor für erfolgreiche und effiziente Digitalisierungsmaßnahmen.
Die aktuelle Situation im Unternehmen analysieren
Auch bei der Auswahl der Software gilt, dass es zunächst einer genauen Zustandsanalyse bedarf. Es muss festgestellt werden, wo der Schuh am meisten drückt. Unter Einbeziehung Ihrer Key-User sollten Sie feststellen, wie gut (oder schlecht) die aktuell verwendeten EDV-Systeme Ihre Verwaltungsarbeiten bzw. die Anforderungen Ihrer Kunden an Ihre Verwaltungsarbeiten unterstützen. Erste Hinweise kann eine Analyse der aktuell von Ihrem Personal geführten unterschiedlichsten Excel-Listen geben. Je mehr unterschiedliche Listen in Ihrer Verwaltung geführt werden, desto unzureichender sind Ihre EDV-Systeme oder desto unzureichender kennen Sie (und/oder Ihr Personal) die möglicherweise doch verfügbaren Funktionalitäten. Die Hinzuziehung der Hersteller kann oft für schnelle Abhilfe sorgen. Zusätzlich sollte ein Blick in die Zukunft gewagt werden. Wie soll sich die Verwaltung weiterentwickeln (Wachstum, zusätzliche Standorte, weitere Dienstleistungen, weitere Kundengruppen usw.) und sind diese Pläne mit der aktuellen Software realisierbar? Stellen Sie also zunächst einen Katalog zusammen, in dem die Aufgaben aufgelistet sind, die Sie in Ihrer Verwaltung zu lösen haben. Bewerten Sie dann, welche Aufgabenbereiche Ihre aktuellen Systeme wirkungsvoll, teilweise oder vielleicht gar nicht unterstützen. Sehr hilfreich kann dabei die nachfolgend dargestellt »Vier-Felder-Methode« sein. Durch die Zuordnung der einzelnen Funktionsbereiche wird schnell klar, wo der Handlungsbedarf liegt. Bei allen Funktionen, die dem Quadranten 3 zugeordnet werden, liegt der größte Handlungsbedarf vor, da bei hoher Bedeutung für den Unternehmenserfolg nur eine geringe Unterstützung durch die aktuell verfügbare Software gegeben ist.
